Trên trang mạng mình luôn thấy các bạn kế toán thắc mắc và luôn bị áp lực khi kê khai, quyết toán thuế với cơ quan, bài viết dưới đây chia sẻ một số kinh nghiệm khi làm việc với cơ quan thuế. Đây là những kinh nghiệm thực tế, từ việc khai...
Vấn đề 1: Kê khai thuế GTGT:
Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước)
hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu vì lý do nào đó mà trong
tay chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản photo hay scan thì phải ghi chú lại,
để nhớ mà đòi, không thì công việc bề bộn vài ngày sau chắc chắn sẽ quên ngay
rồi sẽ quên luôn, khi cần không có sẽ rất phiền hà.
Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa
vào tờ khai hải quan. Khoảng năm 2012, doanh nghiệp được gia hạn thời gian nộp
thuế đến 30 ngày sau khi khai hải quan, vì thế mình đã dựa vào tờ khai để kê
khai luôn, khi mà chưa nộp số thuế đó. Do mình nhập hàng thì đã phải hạch toán
133 vào phần mềm rồi, mà nếu đợi đến tháng sau mới được kê khai thì thành ra sổ
cái 133 của mình bị lệch so với bảng kê đầu vào, vì thế mà mình quyết định kê
khai luôn. Khi đó mình chưa biết là “chỉ được kê khai khi có giấy nộp thuế”, mà
mình cứ làm theo kế toán trước, thấy người ta làm sao mình làm vậy. Hậu quả của
việc này là khi quyết toán, mình bị phạt hành vi “kê khai sai kỳ tính thuế” và
“phạt chậm nộp thuế GTGT” (Họ điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê
khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp thì họ tính tiền
phạt)
Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra
file Ecxel lưu lại luôn vào 1 folder, sau này khi quyết toán sẽ dùng đến.
Vấn đề 2: Hàng hóa
Hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi, v.v…bất cứ hàng gì
mà cứ xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn, còn cách xuất hóa đơn như thế nào
thì có nhiều cách. Hóa đơn là cái phần luôn bị bắt bẻ nếu thiếu, vậy nên thà dư
hơn thiếu.
Hàng tồn kho cần thanh lý, ko đủ chất lượng để bán nữa:Trường
hợp này, loại giá vốn ra khỏi chi phí hợp lý.
Hàng đã xuất kho, nhưng lúc đó chưa viết hóa đơn, mà lại xuất
hóa đơn sau thời gian đó. Nếu ko khớp thì tìm hiểu vì sao, rồi tìm cách xử lý.
Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ, khi có nhiều thời gian, chứ khi thuế mò vào rồi
mới đi mò mẫm thì chết chắc. Đừng nghĩ là thuế không tìm ra nhé.
Vấn đề 3: Chi phí lãi vay.
Khi công ty có đi vay vốn ngân hàng, tuyệt đối không được để
tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền
mặt tồn quỹ quá cao (trên giấy tờ thôi, chứ thực tế là công ty ko có tiền), thì
các bạn làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như : chi phí
marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, chi gì gì đó… không có hóa đơn. Mục
đích là để giảm quỹ, nên cứ vô tư mà bịa, nhưng phải hợp lý, nhớ là ghi rõ
không có hóa đơn, để sau này biết mà loại ra khi quyết toán thuế. Vì nếu tại
các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì
số chi phí lãi vay này ko được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra.
Quỹ tiền mặt cũng không được để âm, các bạn mới ra trường thường
không để ý mà thiếu sót. Nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc
của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý
hợp đồng vay này, trả lại cho họ.
Cân đối sao cho hợp lý.
Vấn đề 4: Sổ phụ ngân hàng
Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo
(nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê
cả năm thì càng tốt.
Vừa phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet
Banking. Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi
xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới
đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không đáng, nên làm tháng nào xong tháng đó
luôn.
Vấn đề 5: Lưu trữ hóa đơn đầu ra
Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in
thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số
thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ:
khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015,
thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào
là có ngay khỏi phải lật bên trong.
CUỐN 1: 0000001 – 0000050 (01/01/2015 – 31/01/2015).
Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì liệt
kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra
xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này sẽ quản lý xuyên
suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay,
dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nào cũng không sợ. Có thể làm như sau:
Đếm số hóa đơn hủy: 4
Hóa đơn
Tên biên bản
Lý do hủy
Cuốn
Số
Ngày
Có/không
Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa
đơn và bảng kê đầu ra, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có hủy
thật không, hay có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy không? Kiểm tra có biên bản
hủy không? Không có biên bản hủy thì bị phạt.
Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn
hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau
nó luôn.
Vấn đề 6: Lưu trữ hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào bạn đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng
hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi cần tìm 1 tờ hóa
đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ
luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số
lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ
khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.
In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối
chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.
Các bạn kế toán đừng quá tự làm khó mình về hình thức trên tờ
hóa đơn. Chỉ cần hóa đơn không sai quá nghiêm trọng, còn thiếu một dấu chấm,
dấu phẩy, sai một con chữ, hoặc thiếu một từ TM trong CÔNG TY TNHH TM DV… thì
cũng không sao. Vì thuế họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu
vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi.
Vấn đề 7: Hóa đơn trên 20 triệu:
Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, chắc ai cũng biết
rồi. Khi thanh toán các hóa đơn này, các bạn photo thêm UNC thanh toán bấm
chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng
được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn đưa ra UNC
thanh toán cho hóa đơn trên 20tr là có ngay.
Các bạn nhớ là “UNC chuyển tiền từ tài khoản công ty mua sang
tài khoản công ty bán” nhé. Chứ Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán
là không được.
Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay
không? Nếu không đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ
không cho khấu trừ. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy.
Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ
như đã thất lạc thì trở tay không kịp.
Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn không thanh toán qua ngân hàng
mà bù trừ công nợ với nhà cung cấp thì phải có “Biên bản bù trừ công nợ”, ký
tên xác nhận giữa 2 bên.
Phần này các bạn cẩn thận hơn một tí là không có gì bị bắt bẻ
hết.
Vấn đề 8: Hàng phi mậu dịch
Thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục
đích kinh doanh. Nhưng
hàng phi mậu dịch không được bán, hay đúng hơn là vẫn được nhưng cái thủ tục
của nó lằng nhằng quá, mà mình vẫn còn hơi mơ hồ. Nếu bạn nào có hàng phi mậu
dịch, mình khuyên là nhập kho thôi, nếu bán được thì cũng không xuất hóa đơn
làm gì, mắc công lại bị lằng nhằng.
Vấn đề 9: Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn
Tuyệt đối không làm ăn, giao dịch với các công ty có dấu hiệu là
công ty ma. Đừng nghĩ là có đầy đủ chứng từ hợp lý, có thanh toán qua ngân
hàng, và thời gian đã lâu là qua hết.
Khi bạn có hóa đơn đầu vào là công ty đã bỏ trốn thì thiệt hại
là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt
chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm
trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm theo thuế nói với mình trước đây là 5
năm, hiện nay là 10 năm. Tuy nhiên, chuyện làm ăn thì hôm nay công ty đó hoạt
động, ngày mai bỏ trốn thì mình không thể biết được, và cũng không kiểm soát
được, đây là rủi ro không ai muốn.
Vấn đề 10: Hạch toán phân loại chi phí
Khi hạch toán thì phân loại sẵn cái nào hợp lý và không hợp lý
luôn, khi quyết toán chỉ cần làm một bước loại số chi phí không hợp lý ra.
Mình dùng tài khoản 6428 để hạch toán các CHI PHÍ NHẠY CẢM, có
nghĩa là chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện, ví vụ như tiền phòng công tác,
tiền tiếp khách… những khoản chi này thì phải có kèm theo như Giấy đi đường,
quyết định công tác… Ngày xưa thì bị khống chế, nên mình phân loại ra sẵn để
tiện kiểm tra, nhưng nay không còn bị khống chế nữa, mình vẫn phân loại để dễ
quản lý.
Cẩn thận hơn, khi hạch toán khoản chi nào không có hóa đơn thì
ghi rõ luôn là “Chi… không có hóa đơn”, hoặc “Chi… có hóa đơn nhưng không hợp
lệ”, để lỡ khi ta hạch toán có lộn tài khoản thì khi cuối năm làm BCTC cũng
thấy liền mà sửa. Thuế họ nhìn cũng biết rồi, khỏi phải hỏi ta nữa.
nếu mắc lỗi thì tùy theo mức mà bị phạt như sau:
- Tiền thuế GTGT + TNDN bị truy thu
- Phạt theo %số tiền bị
- Phạt hành chính.
- Phạt chậm nộp.
Cập nhật: 30/07/2015, Đã xem: 2766